Provavelmente, é seguro dizer que todos nós gastamos mais do que gostaríamos em e-mails e mensagens instantâneas, como o Slack. Eles estão sempre lá em segundo plano, obrigando-nos a clicar para um checkin “rápido”. Mas essas opções se somam e fracionam blocos de tempo em que, de outra forma, estaríamos mais focados.
O que nos fez perguntar: quanto do seu dia é gasto em multitarefa com ferramentas de comunicação? E quão ruim é para sua produtividade?
O RescueTime, ao analisar os dados anônimos de cerca de 50.000 usuários, descobriram um padrão de multitarefa de comunicação mais grave do que imaginávamos.
40% do seu tempo produtivo no trabalho é gasto com multitarefa
Há uma tonelada de pesquisas mostrando que a multitarefa é ruim para nós. De fato, estudos mostram que é praticamente impossível. Quando tentamos ser “multitarefa”, nossos cérebros estão apenas mudando rapidamente entre as tarefas.
Em vez de nos tornar mais eficientes, a multitarefa acaba minando nossa produtividade. E matando nosso foco e aumentando nosso nível de estresse.
No entanto, a maioria de nós não considera a maneira como usamos email ou mensagens instantâneas como multitarefa.
Nós ficamos felizes em manter nossa caixa de entrada ou Slack aberta o dia todo enquanto trabalhamos em outros projetos e não achamos que atrapalha. Mas isso é multitarefa.
E pior, é multitarefa de uma forma que nos deixa constantemente abertos a interrupções. (Quero dizer, você não gostaria que seu motorista do ônibus lesse o jornal enquanto levava você para o trabalho, certo?)
Quando olhamos para o tempo em que as pessoas gastam no “check-in” em e-mails ou mensagens instantâneas, descobrimos que o trabalhador médio gasta 40,1% de seu tempo produtivo por dia em multitarefa com ferramentas de comunicação.
Isso significa que quase metade do tempo gasto em tarefas produtivas (seja escrevendo ou desenvolvendo software ou projetando) também é gasto em multitarefa com e-mail e mensagens instantâneas.
Mas, por que isso é um problema? Por um lado, nos tornamos viciados em responder e-mails e notificações o mais rápido possível, às custas de outro trabalho.
Em um estudo, Thomas W. Jackson, da Universidade de Loughborough, descobriu que 70% de todos os e-mails recebidos foram abertos em até 6 segundos após o recebimento.
Depois de verificar um e-mail, você leva em média 64 segundos para retomar sua tarefa original. Pior ainda, outro estudo descobriu que, quando um e-mail envolve fazer algo fora de nossa caixa de entrada, leva mais de 9 minutos para retornar à tarefa original.
O trabalhador médio tem apenas 1h e 12m de tempo produtivo por dia sem ser interrompido por e-mail e mensagens instantâneas
Analisando o tempo total gasto sem comunicação multitarefa, a pesquisa descobriu que o trabalhador médio que trabalha em escritório tem apenas 1 hora e 12 minutos por dia para um trabalho completamente focado.
Isso é apenas uma hora por dia (ou 6 horas totais por semana). 1 Hora por dia sem os efeitos negativos da multitarefa com ferramentas de comunicação.
Sabemos que o e-mail e o sistema de mensagens instantâneas são necessários para a maioria dos trabalhos modernos. Mas esse número mostra porque é tão difícil fazer um trabalho significativo todos os dias.
Como a comunicação multitarefa está afetando nossa produtividade
Provavelmente, todos concordamos que gastar muito tempo com e-mails durante o dia não é bom. De fato, quando Gloria Mark, da UC, Irvine, estudou os efeitos do e-mail sobre estresse e produtividade. E ela descobriu:
“Quanto maior a duração do dia gasto em e-mail, menor a produtividade avaliada e maior o estresse.”
Porém, se gastar muito tempo em tarefas de comunicação está nos deixando mais estressados e menos produtivos, o que dizer dos efeitos combinados da multitarefa e do “check-in” constante?
Troca constante fragmenta nosso dia de trabalho e treina nossa mente a ficar fora do modo de foco
Podemos estar acostumados a trocar entre e-mails, documentos do Google, Slack e outras ferramentas. Mas toda vez que você alterna contextos como esse para realizar uma única tarefa, você está fragmentando seu dia de trabalho. E isso está afetando seu foco.
Em um estudo, Gloria Mark descobriu que, em geral, os trabalhadores ficam apenas 3 minutos em qualquer tarefa antes de trocar e cerca de 2 minutos usando qualquer ferramenta digital antes de trocar.
Portanto, ao não trabalhar por períodos longos e ininterruptos, estamos efetivamente treinando nossas mentes a ficar fora do modo de foco e tornando-as mais vulneráveis à distração.
Estamos nos expondo a um risco desnecessário de interrupção
Quando você pensa no que atrapalha o trabalho focado, provavelmente supõe que haja alguma interrupção externa. No entanto, Mark explica que somos tão propensos a nos interromper quanto a sermos interrompidos por uma fonte externa.
Quando constantemente deixamos nossas ferramentas de comunicação abertas, estamos nos expondo a interrupções internas e externas.
Ainda pior, Mark descobriu que, uma vez interrompido, raramente voltamos para a tarefa em mãos. Em vez disso, ela descobriu que não só nos envolvemos em uma média de duas ou mais atividades intervenientes. Mas leva 23 minutos e 15 segundos antes de voltarmos à nossa tarefa original.
Agora, pense sobre o que acontece quando você olha casualmente para o seu e-mail.
Se tiver sorte, tudo o que você verá são algumas tarefas com as quais você precisa lidar em algum momento. No entanto, você também pode receber uma mensagem que ocupa completamente o seu dia e o coloca de mau humor.
E, ao mesmo em que você sente que precisa responder urgentemente a todos os e-mails que chegam, não é? (Há uma razão pela qual você não pode enviar um e-mail para o 190.)
A constante multitarefa com ferramentas de comunicação nos leva a pensar que eles são a parte mais importante de nossos dias.
Tarefas de malabarismo fazem tudo demorar mais
Uma das maneiras pelas quais os psicólogos medem os efeitos da multitarefa é comparar o tempo que levamos para executar uma tarefa ininterruptamente versus quando tentamos “manipular” várias ao mesmo tempo.
Provavelmente não é surpresa que a multitarefa nos atrapalhe. Mas a pesquisa em torno da alternância de tarefas mostra algo ainda mais interessante: quanto mais complexa a tarefa, mais tempo é perdido.
Em outras palavras, quando você faz múltiplas tarefas com ferramentas de comunicação – que geralmente exigem tempo para entender o contexto. Também um certo nível de pensamento profundo, força de vontade e foco suficientes para superar -, você está essencialmente freando sua produtividade.
De acordo com o Dr. David Meyer, “mesmo os breves bloqueios mentais criados pela mudança entre as tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de alguém”.
Ferramentas de comunicação são necessárias. Mas cabe a você usá-las bem.
É fácil minimizar o impacto que as ferramentas de comunicação abertas podem ter na sua produtividade.
Mas, como escreve a autora e CEO Dorie Clark na Harvard Business Review, é a própria natureza do e-mail e da mensagem instantânea, e não o tempo que consomem, o que os torna tão estressantes:
“Reconhecer as conseqUências e o impacto da baixa no tempo é essencial ao avaliar sua decisão [de lidar com um e-mail].”
A pesquisa da RescueTime mostra que a maioria de nós tem um problema com ferramentas de comunicação multitarefa.
E embora não exista uma resposta única para quando usar as ferramentas de comunicação, é sua escolha como você as utiliza.
Portanto, a próxima vez que você sentir vontade de entrar no e-mail por “apenas um segundo”, reserve um momento para pensar sobre o verdadeiro custo dessa ação.
Você acha que a multitarefa com ferramentas de e-mail e comunicação está atrapalhando seu dia de trabalho? Compartilhe esse conteúdo com seus colegas.
