O planejamento ágil do sprint (Agile Sprint Planning) permitirá que você planeje efetivamente seu trabalho para que você possa agilizar seu processo e cumprir seus prazos. Você poderá fazer isso e garantir que seus projetos sejam executados corretamente já na primeira vez.
Como profissional de marketing, você sabe como é difícil organizar e executar seus projetos no prazo.
Para alguns, pode ser uma confusão tentar descobrir o que está por vir, enquanto você tenta cumprir os prazos e muito mais. Em outras palavras, sua equipe não está trabalhando de maneira tão eficiente ou eficaz quanto poderia.
Sem mencionar que você sabe que sua equipe está usando um processo desatualizado, que está fazendo com que tudo vá mais devagar e se mova a um ritmo de tartaruga.
Tudo isso junto está criando uma situação em que você quer arrancar os cabelos em frustração.
E se houvesse uma maneira de mudar tudo isso?
O planejamento ágil do sprint permitirá que você planeje efetivamente seu trabalho para que você possa agilizar seu processo e cumprir seus prazos. Você poderá fazer isso e garantir que seus projetos sejam executados corretamente já na primeira vez.
Este post lhe mostrará o que é o Agile Sprint Planning e a teoria por trás dele. Também mostraremos como criar seu processo ágil de planejamento de sprint com um backlog de projeto completo que funcione para sua equipe.
Processos de marketing eficientes esperam por você.
Como usar Agile Sprint Planning para implementar processos de marketing eficientes Click To TweetO que é o Agile Sprint Planning?
A definição do Sprint Planning Meeting, segundo o DesenvolvimentoÁgil.com.br é:
“O Sprint Planning Meeting é uma reunião na qual estão presentes o Product Owner, o Scrum Master e todo o Scrum Team, bem como qualquer pessoa interessada que esteja representando a gerência ou o cliente.
Durante o Sprint Planning Meeting, o Product Owner descreve as funcionalidades de maior prioridade para a equipe. A equipe faz perguntas durante a reunião de modo que seja capaz de quebrar as funcionalidades em tarefas técnicas, após a reunião. Essas tarefas irão dar origem ao Sprint Backlog“.
Em termos para leigos, o Agile Sprint Planning é uma estrutura que ajuda sua equipe de marketing a realizar projetos maiores e dividi-los em partes menores para que você possa concluir cada parte de forma eficiente em um determinado período de tempo.
Ao trabalhar em partes menores, sua equipe pode se concentrar em concluir uma tarefa de cada vez com a maior eficiência possível.
O processo de agile sprint planning é parte de um processo de agile marketing mais amplo. Você pode aprender um pouco mais sobre como o agile marketing e Scrum funciona neste vídeo:
Curioso sobre o que significa Agile Sprint Planning? Aprenda tudo sobre isso aqui: Click To TweetPor que o agile marketing é importante para minha equipe?
O agile marketing é essencial para qualquer equipe porque ajuda a mantê-los em movimento o mais rápido possível.
O agile marketing força as equipes a planejar seus processos com antecedência e analisar seus projetos como um todo, para que possam dividir o trabalho para aumentar a eficiência.
Isso força os profissionais de marketing a delinear os objetivos de seu projeto e o que eles querem realizar antes mesmo de começar.
Essencialmente, esse processo ajuda a se livrar de projetos vagos que se acumulam à medida que avançam.
Em vez de as equipes se distraírem na metade do processo com um novo projeto brilhante, elas precisam se concentrar e fazer com que a equipe em que estão trabalhando seja a primeira a fazer isso.
O agile marketing também permite que você, como gerente, maximize o tempo que sua equipe de marketing tem em uma semana de 40 horas.
Em vez de alguns de seus funcionários ficarem sobrecarregados ou com menos trabalho, você pode ver quanto tempo cada membro de sua equipe usa em uma semana e planejar de acordo.
Como os processos ágeis podem ajudar as equipes de marketing a trabalhar com mais eficiência? Comece aprendendo aqui: Click To TweetTermos e funções de agile marketing para manter em mente
À medida que você aprende mais sobre o marketing ágil e o processo de planejamento do sprint, aqui estão alguns termos e funções para serem lembrados.
Agile Sprint Planning
Um processo que as equipes de marketing podem usar para concluir os projetos de maneira eficiente e eficaz.
Release Burndown Chart:
Um gráfico criado durante o sprint da sua equipe que mostra quanto trabalho foi feito, quanto está em andamento e quanto ainda precisa ser concluído.
Definição de Feito (Definition of Done):
Os padrões de desempenho que as peças do seu projeto devem atender para serem consideradas completas.
Daily Scrum Meeting
Também chamada de stand-up meeting (reunião em pé). Uma reunião diária de 15 minutos entre os membros de uma equipe de scrum que revisa o trabalho concluído no dia anterior, o trabalho que será concluído hoje e os obstáculos a serem enfrentados.
Backlog do Projeto (Project Backlog):
Um lugar onde todos os projetos futuros e suas tarefas são armazenados até que sejam adicionados a uma sprint pelo Scrum Master.
Project Owner:
Esta é a pessoa que está encarregada de conceituar um projeto e determinar quais objetivos o projeto precisa atender. Eles são responsáveis por apresentar uma visão clara à equipe.
Scrum:
Uma estrutura que as equipes de marketing podem usar para lidar com grandes projetos complexos e dividi-los em partes menores para aumentar a produtividade e evitar prazos perdidos.
Scrum Master:
A pessoa que supervisiona toda a equipe do scrum e garante que todos estejam trabalhando de maneira produtiva. Eles comunicam a capacidade e a velocidade da equipe do scrum ao gerente de projeto para planejar sprints eficazes.
Time Scrum (Scrum Team):
Um grupo de 5-9 pessoas que são responsáveis pela execução das tarefas em um projeto que foram designadas pelo Scrum Master.
Sprint:
Um período de tempo que a equipe do Scrum se compromete a completar uma certa quantidade de trabalho.
Sprint Backlog:
Tarefas e projetos que foram movidos do backlog do projeto que uma equipe de scrum se comprometerá a completar dentro de um sprint.
Ciclo de Sprint:
Um período de tempo de 2-4 semanas em que um sprint inteiro é completado.
Sprint Planning Meeting:
Um momento em que o gerente de projeto, o scrum master e a equipe de scrum se reúnem para designar o trabalho para o próximo sprint.
Sprint Review / Sprint Retrospective:
Um tempo para analisar o que correu bem no sprint e o que não deu certo, e por que motivo o trabalho foi ou não concluído a tempo.
Velocidade (Velocity):
Com que rapidez uma equipe pode concluir o trabalho em um sprint.
Como planejar efetivamente o Agile Sprint
Agora que você conhece o idioma usado para o planejamento de sprints, você pode começar a planejar seus sprints. Isso envolve normalmente 17 etapas diferentes para completar um sprint do início ao fim.
Etapa 1: O Project Owner se reúne com as partes interessadas para coletar informações sobre um projeto e definir metas
O primeiro passo no seu processo de Sprint Planning é fazer com que o seu gerente de projeto reúna informações sobre um projeto futuro. Isso pode significar que eles se encontram com um cliente ou partes interessadas para descobrir com precisão quais metas precisam ser atendidas para esse projeto.
Etapa 2: O Project Owner faz anotações e move as tarefas para o backlog do projeto
Durante a reunião do projeto, o proprietário do projeto precisa tomar notas sobre o que as partes interessadas esperam realizar.
A partir daí, o project owner transformará essas anotações e metas em tarefas que podem ser colocadas no backlog de seu projeto.
Etapa 3: O Project Owner e o Scrum Master se Encontram para Determinar Que Tarefas Podem Ser Feitas Pela Equipe
Depois que as tarefas tiverem sido adicionadas ao backlog, o project owner e o scrum master revisarão as tarefas possíveis para ver o que pode ser feito pela equipe.
Esse também seria o tempo em que o scrum master e o gerente do projeto determinariam quem precisa estar na equipe do Scrum para esse projeto em particular.
Etapa 4: O Scrum Master Revisa a Velocidade do Time
A velocidade da sua equipe é a capacidade que sua equipe tem para concluir o trabalho em um backlog do projeto e com que frequência eles concluíram o tal trabalho.
Seu scrum master pode avaliar a velocidade com alguma matemática básica. Todo projeto que sua equipe completa em um sprint possui um certo valor em pontos.
Então, se sua equipe completar quatro projetos que valem 15 pontos por peça, sua velocidade será de 60.
Isso é algo que um scrum master precisará observar e avaliar ao longo do tempo.
Se voltarmos ao nosso exemplo, digamos que uma semana sua equipe entrega 4 projetos no valor de 60 pontos. Na semana seguinte, eles entregam 3 projetos no valor de 45 pontos. Então a velocidade da equipe agora seria de 52,5.
Etapa 5: O Scrum Master Determina o Comprimento do Sprint
Depois de ver o escopo do projeto, o scrum master precisa determinar quanto tempo o sprint precisa para concluir o projeto.
Para descobrir isso, seu scrum master precisaria ter a estimativa de tempo que foi anexada a cada tarefa e totalizar o tempo.
Em seguida, com base no número de horas que os membros da equipe do scrum em potencial podem trabalhar, o scrum master pode determinar quanto tempo o sprint precisará para concluir o trabalho.
Por exemplo, se uma série de tarefas somadas 80 horas por semana e dois membros da equipe puderem trabalhar quarenta horas por semana, o comprimento do sprint só precisaria ser de uma semana.
Além disso, lembre-se de que pode haver vários sprints para concluir um projeto.
Etapa 6: O Scrum Master agenda a Sprint Planning Meeting
Após os sprints e as tarefas terem sido determinadas, o scrum master irá convocar uma reunião de planejamento de sprint.
É normal que cada hora de sua Sprint Planning Meeting coincida com uma semana de um sprint.
Assim, um sprint de duas semanas potencialmente precisaria de uma reunião de planejamento de duas horas.
Claro, isso se você estiver fazendo as coisas bem regradas. Se você não precisar levar duas horas, faça uma reunião mais curta. Mas não ultrapasse esse tempo.
Etapa 7: O Scrum Team Discute a Capacidade Para o Trabalho no Sprint
Neste ponto, sua equipe deve conhecer a capacidade de trabalho que cada um deles possui.
Isso significa que, se o responsável de conteúdo tiver apenas 32 horas para trabalhar em uma semana, você não deverá reservá-lo por 40 horas de trabalho.
Etapa 8: O Scrum Team Atribui Tarefas.
Neste ponto, o scrum master deve retirar as tarefas do backlog do projeto e atribuí-las aos membros da equipe.
Cada tarefa deve ter um período de tempo anexado a ela que o membro da equipe tenha que preencher dentro dela.
Depois que as tarefas são atribuídas aos membros da equipe, elas são movidas para o Sprint Backlog.
O Sprint Backlog é a quantidade de trabalho que sua equipe se comprometeu a concluir.
Lembrando que nesse momento, é o Scrum Team que define as atribuições. Não existem atribuições hierárquicas.
A melhor maneira de distribuir as tarefas é onde os membros proativamente assumem aquelas tarefas que podem entregar.
Portanto, é ideal que o líder hierárquico não tenha voz nesse momento.
Etapa 9: O Scrum Team Adiciona Tempo para Tarefas que Eles Atribuem e Confirmam Sua Capacidade de Trabalho
Os membros da equipe agora precisam adicionar o tempo que têm para cada tarefa. Depois de terem seus totais, eles precisam comparar o total de horas que suas tarefas têm e o tempo que elas vão trabalhar durante o sprint.
Por exemplo, digamos que um redator recebeu 72 horas de trabalho para um sprint de duas semanas.
No entanto, eles vêem que eles têm capacidade para 80 horas de trabalho neste sprint. Eles podem adicionar trabalho adicional ou descobrir outra maneira de alocar essas 8 horas.
Etapa 10: O Scrum Team Traz Possíveis Problemas, Questões e Bloqueios
Durante sua reunião de planejamento de sprint, sua equipe deve abordar quaisquer questões ou interrupções que ocorreram no sprint anterior.
Logo, sua equipe de scrum deve discutir e descobrir como evitar os problemas no próximo sprint.
Etapa 11: O Scrum Master Solicita o Acordo no Sprint Selecionado
Se todos na equipe concordarem com a aparência do sprint backlog, você poderá finalizar seu sprint.
Etapa 12: O Project Owner e Scrum Master Confirmam o Sprint
Quando a equipe estiver satisfeita com sua carga de trabalho, o proprietário do projeto e o scrum master confirmarão o sprint e ele começará.
Etapa 13: Reuniões Diárias Iniciam Durante o Sprint
Depois que o sprint tiver começado, a equipe do scrum (Scrum Team) se encontrará diariamente na mesma hora todos os dias e responderá às seguintes perguntas:
- O que você fez ontem?
- O que você vai fazer hoje?
- Quais obstáculos que podem inibir o progresso do que você está fazendo?
Conforme você passa para a fase de execução do seu sprint, é possível usar ferramentas como o Runrun.it ou Pipefy para planejar e executar as diferentes partes do seu projeto.
Etapa 14: O Project Owner Atualiza as Partes Interessadas sobre Como o Projeto Está Indo
À medida que o sprint avança, o proprietário do projeto atualizará as partes interessadas sobre como tudo está ocorrendo.
Para fazer isso, os project owners devem verificar as anotações da reunião de planejamento do sprint e as anotações diárias do scrum para ver o que foi concluído pelos membros da equipe, no que eles estão trabalhando e o que ainda precisa ser feito.
Se uma parte interessada quiser ver uma determinada parte de um projeto na metade do sprint, o proprietário do projeto deve poder verificar a folha para ver se isso é possível.
Mas se não forem eles, talvez precisem conversar com o scrum master e fazer com que eles ajustem o curso da equipe.
É por isso que ter os membros do scrum acompanhando e atualizando onde eles estão com o seu trabalho é tão importante.
Etapa 15: as tarefas são adicionadas ao Sprint se necessário
À medida que o seu time scrum passa por um sprint, você pode precisar adicionar ou remover tarefas com base no progresso do projeto.
Então, se for esse o caso, as novas tarefas devem ser adicionadas ao backlog do sprint (Sprint Backlog) e marcadas para mostrar que elas não faziam parte do sprint original.
Lembrando que o ideal é que os project owners e stakeholders tenham um acordo com o Scrum Team.
E nesse acordo deve constar que novas funcionalidades não serão adicionadas enquanto um sprint estiver rodando.
Portanto, o Scrum Team deve primeiro finalizar um Ciclo de Sprint para então rodar outro sprint com as novas funcionalidades.
Assim, a equipe se concentrar em terminar as tarefas que está fazendo, sem se dispersar em constantes novas indicações, que são tão comuns vindas dos stakeholders do projeto.
Etapa 16: O Sprint acaba e se inicia o Sprint Review e Sprint Retrospective
Depois que sua equipe concluir o sprint, todo o grupo se reunirá (incluindo o scrum master e o project owner) para revisar o sprint.
Portanto, sua equipe deve discutir:
- O que foi bem?
- O que não deu certo?
- O que poderia ser melhorado?
- O que precisa ser parado para melhorar o próximo sprint?
- O que precisa ser iniciado para melhorar o próximo sprint?
Sua equipe também observará sua Burndown Chart neste ponto do processo. Seu burndown chart é uma representação visual de como sua equipe passou por sua carga de trabalho de sprint.
Seu burndown chart é uma representação visual de como sua equipe passou por sua carga de trabalho de sprint. Click To TweetEtapa 17: O Project Owner Define a Data de Lançamento do Projeto e Apresenta aos Stakeholders
Depois que o sprint for concluído e os produtos entregues forem aprovados, o proprietário do projeto apresentará o trabalho concluído às partes interessadas.
Como a Marfin Co. usa o Agile Sprint Planning para fazer as coisas
Esse processo parece dar muito trabalho certo? E é tudo tão eficaz? Isto é! A Marfin Co. passou a usar o método scrum desde que percebemos que poderíamos entregar melhor nossos serviços.
Além disso, nos permitiu trabalhar de maneira eficiente. E a continuar trazendo aos nossos clientes recursos que eles adoram.
A Marfin Co. usa o Agile Sprint Planning e o incorporou de uma maneira que funciona para nós.
Por exemplo, nossa equipe de geração de demanda usa um backlog de sprint para acompanhar todos os nossos projetos. Temos até espaço para que os membros da equipe apresentem novas ideias e planos para trabalharmos.
A partir desse backlog, escolhemos ideias que são 10x ou nos permitem desenvolver nossa empresa 10 vezes mais rápido.
Então, usamos nosso backlog para preencher nossos sprints de uma semana. Esses sprints curtos nos mantêm trabalhando da maneira mais rápida e eficiente possível.
Para a Marfin Co., o uso do processo de Agile Sprint mantém toda a equipe avançando mais rápido.
“Para crescer rápido, precisamos aprender ainda mais
rápido. Para aprender rápido, precisamos errar rápido.” – Ivan cordeiro jr., marfin co.
De nossos fracassos, aprendemos como fazer melhor e melhorar. Então, conforme melhoramos, não cometeremos erros novamente.
Mas a questão é que você não precisa usar o Agile Sprint Planning em sua forma mais pura. Você pode ajustar o processo para se adequar à sua equipe de marketing.
Experimente o Agile Sprint Planning com sua equipe de marketing
Agora você sabe tudo sobre Agile Sprint. Traga a ideia de volta para sua equipe de marketing e experimente por algumas semanas para ver se isso faz diferença para sua equipe.
Estamos apostando que vai.
Sua equipe de marketing tem um processo único de planejamento de sprint? Compartilhe conosco nos comentários.
